קורס ניהול ידע מפגש 4 www.kmrom.com 2know.kmrom.com.

מצגת בנושא: "קורס ניהול ידע מפגש 4 www.kmrom.com 2know.kmrom.com."— תמליל מצגת:

1 קורס ניהול ידע מפגש 4 2know.kmrom.com

2 תכני הקורס מפגש 3 מפגש 2 מפגש 1 מפגש 5 מפגש 4 אתרים, קהילות ופורטלים
קהילות ידע אפיון פורטל מצליח מפגש 2 ארגון חיצוני של תכנים ארגון פנימי של תכנים מומחי תוכן שיווק, הטמעה ותחזוקה מפגש 1 מבוא לניהול ידע פתרונות ניהול ידע פרויקט ניהול הידע בארגון מיפוי צורכי ידע בעלי תפקידים מפגש 5 תרבות; ניהול השינוי התאמת פתרונות לצרכים ניהול ידע- סדנה מסכמת עולם ה- WEB2 מפגש 4 לקחים ניסיון מאגר תובנות הצגת מקרה

3 לקחים וניסיון

4 למה צריך הפקת לקחים ? תמונה אחת שווה אלף מילים

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15 דוגמא: חטיפת החיילים

16 הפקת לקחים – למה ? כדי לחזור על כל שגיאה רק פעם אחת
כדי לא להמציא את הגלגל כל פעם מחדש כדי לשחזר הצלחות

17 כולנו רוצים להפיק לקחים אז מה כל כך קשה ?
כולנו רוצים להפיק לקחים אז מה כל כך קשה ?

18 הפקת לקחים – למה קשה כל כך ?
לא זוכרים את הלקחים כשצריך אותם. קשה להבטיח שימוש בהם צורך בכישורים כדי להצליח ליצור לקח החשש מהשלכות מעשיות של חקירה הפחד להודות בכישלון בפני כל אין זמן להפיק לקחים מקובל ליישם לאחר אירוע גדול קשה להפוך לתהליך קבוע נדרשת ראייה רחבה כדי להכליל לקחים למקרים נוספים קל למצוא סימפטומים קשה למצוא את הגורם להם

19 הפקת לקחים – למה קשה כל כך ?
"יש נטייה בתרבות הישראלית לגמול על כל הודאה בטעות בהדחה. רק מי שאינו עושה אינו טועה... תרבות שאינה מאפשרת למי שטעה להמשיך בתפקידו (במקרים מתאימים)... אינה תרבות לומדת, והיא עלולה לאבד את האנשים המנוסים ביותר שלה, רק על מנת לאפשר לאנשים שעדיין לא טעו לחזור על הטעויות שמהם היו נמנעים אלה שכבר טעו בהן". (מתוך דו"ח הביניים של ועדת וינוגרד, , סעיף 17 בפרק המסקנות, הערה 8, עמוד 181 בנוסח המודפס)

20 פעילות תרבותית משלימה בהפקת לקחים
אז איך מתמודדים פעילות תרבותית משלימה בהפקת לקחים

21 הפקת לקחים – איך מתמודדים ?
מיקוד ב"מה" ולא ב"מי" להימנע מהצבעה על אשמים להימנע מניסוחים קטגוריים וחדים לייצר אווירה של פתיחות ומקום לביטוי למשתתפים סלחנות כלפי טעויות לתת דוגמא אישית ביטול היררכיות במהלך התחקיר לא לעשות שימוש בממצאי התחקיר למסקנות אישיות לשתף גורמים אובייקטיביים בתחקיר

22 מה בין ניהול ידע להפקת לקחים ?
יצירת ידע חדש ניהול הידע כנכס ארגוני הבטחת השימוש החוזר בידע המסקנה: לא רק "הפקת לקחים" אלא "ניהול לקחים" הסבר השיטות בהמשך היום

23 מודל ליישום הפקת לקחים בארגון
ומחוללי למידה אחרים כלים להבטחת שימוש חוזר (Pull<->Push) מאגר ידע (תובנות) ידע ניסיון תהליכי יצירת ידע פאסיביים התוצאה: שיפור ביצועים ארגוני

24 הפקת לקחים ומחוללי למידה אחרים

25 הגדרה הפקת לקחים עוסקת ביצירת ידע חדש, על בסיס אירועים ופעילויות שקרו, ע"י ניתוחן, ניתוח הגורמים שהביאו להם והסקת המסקנות המוכללות

26 הפקת לקחים תהליך שיטתי לבירור הגורמים לתוצאה רצויה או בלתי רצויה
מותר וראוי לאמץ יותר משיטה אחת להפקת לקחים למעשה, כל שיטה ראויה אם היא כוללת- תיחום לאחריותנו (לא עצות לאחרים) מהויות (לא שטחי) לקחים שהנם גם המלצות ודגשים ולא רק כן/לא תהליך הכללה מגוון מתודולוגיות: תחקיר קלאסי למידת עמיתים שילוב בתהליכי עבודה הערכה שלאחר הפעולה (AAR) הפקה הדרגתית

27 התחקיר הקלאסי שלב מקדים: הגדרת תנאים מה ומתי מתחקרים הגדרת שאלת היסוד
איסוף עובדות הגדרת ממצאים על סמך העובדות הסקת מסקנות קישור בין הגורם לתוצאה "קידוח" הפקת לקחים הגדרת משימות

28 למידת עמיתים למידה ממוקדת צורך
למידה מהסתכלות משותפת על מספר אירועים / פעילויות / תהליכים שלב ראשון: החלטה על נושא שלב שני: בחירת קבוצה רלוונטית ואחראית ליישום שלב שלישי: פתיחתו של הדיון בתיאור אירוע העלאת אירועים נוספים באופן אסוציאטיבי חיפוש המשותף, הכללה, למידה והפקת לקחים

29 שילוב בתהליכי עבודה השיטה הקלאסית מטפלת בגדול ויוצא הדופן ואילו שיטה זו מטפלת בשוטף שלב מקדים: הגדרה וזיהוי של תהליכים לבתיים רוטיניים מורכבים שלב הפעילות: בניית תבנית תיעוד תומכת לאיסוף העובדות והרצת התהליך בפועל שלב אחרי: תכלול הלקחים והחלטה איך לשלבם חזרה בתהליך ובראש בראשונה בתוך התבנית עצמה

30 הערכה שלאחר פעולה (AAR)
מה ציפינו/תכננו שיקרה? מה קרה? למה זה קרה? מה מומלץ לשנות?

31 הפקת לקחים הדרגתית התנהלות בשני מפגשים מפגש ראשון מפגש שני
הגעה עם לקחים שעליהם חשבו מראש כל משתתף בתורו מציג את הלקחים הנראים לו הסכמה ושיתוף מרביים מפגש שני מספר סבבים בחירת לקח אחד מרכזי ביותר המנחה מתערב ומסייע, תוך רישומו של הלקח, לניסוח נכון כלקח מוכלל יצירת כותרת "עובדות וממצאים"תומכים

32 מחוללי למידה נוספים יש להסתכל בארגון סביב הרבה מחוללי למידה קיימים:
צוותי שיפור איכות צוותי סיעור מוחות מבדקי איכות פנימיים/חיצוניים סקרי שירות ושביעות רצון דוחות תקלות ועוד תוצרי מחוללי הלמידה מכילים גם לקחים. ראוי לאספם!

33 לא כזה שכולנו כבר יודעים
ניסוח לקחים לא כזה שיש עליו חילוקי דעות לא כזה שכולנו כבר יודעים לא אמורפי מספיק מוכלל, שיצליח למנוע את הטעות הבאה, או ללמד כיצד נשחזר הצלחה

34 זהירות – הכללת יתר הרופא של חלם.
"בעיר חלם היה רק רופא אחד. יום אחד חלה הסנדלר במחלה קשה. מיד הזמינו אליו את הרופא. בדק הרופא את הסנדלר מכף רגל ועד ראש ולבסוף אמר לסנדלר: "אי אפשר לרפא אותך....בקרוב תמות" אמר הסנדלר: "אם נגזר עליי למות, הייתי רוצה לאכול קצת כרוב כבוש לפני מותי!" הביאו לסנדלר כרוב כבוש והוא אכל להנאתו. חלף יום אחד והסנדלר קם ממיטת חוליו בריא כשור. כששמע זאת הרופא מיד רשם בפנקסו: "כרוב כבוש מציל ממוות". כעבור מספר ימים חלה החייט של העיר חלם. מיד הזמינו אליו את הרופא. בדק הרופא את החייט וציווה:"יש להאכיל את החייט בכרוב כבוש" האכילו את החייט המסכן בכרוב כבוש, ולא עבר אלא יום אחד והוא נפח את נשמתו ומת. שוב הוציא הרופא את פנקסו ורשם בו:" "כרוב כבוש הנו תרופה מצוינת רק לסנדלרים"..."

35 תחקיר אירוע מגני הילדים (1)
מה הבעייתיות בתחקיר שלפנינו?

36 תקיפת חייל 2 דברים חיוביים בתחקיר 2 דברים שליליים בתחקיר

37 תחקור הצלחות יותר קל, כי קיימת רתיעה מ"תחקור" ו"חקירה"
חשוב לתחקר הצלחות פוטנציאל למידה גבוה וחשוב, כי בסופו של דבר, זה הרוב קל יותר להתחבר גם במהלך תחקור הצלחות עולים כשלים – הפתיחות להתמודד עמם גדולה יותר גם במקרים של תחקור כשל – הדגישו את הדברים הטובים שנעשו

38 מודל ליישום הפקת לקחים בארגון
ומחוללי למידה אחרים כלים להבטחת שימוש חוזר (Pull<->Push) מאגר ידע (תובנות) ידע ניסיון תהליכי יצירת ידע פאסיביים התוצאה: שיפור ביצועים ארגוני

39 תהליכי יצירת ידע פאסיביים

40 ניסיון- למידה "תוך כדי" ניסיון הנו ידע בעל אופי דומה וחשוב באותה מידה כמו הלקחים. פשוט יותר לאספו. פוטנציאל מהיר ליצירת ערך מוסף מהיר. תהליך האיסוף דומה ל- Harvesting- קציר: פחות התנגדויות. כמות גדולה יותר. שילוב הניסיון חשוב תמיד, אך קריטי בשלב הקמת המערכת הראשונית.

41 ניסיון- דוגמאות בעת הכנת מוצרי קוטג' כדאי להגביל את זמן תהליך הפעפוע ל- 20 דקות למניעת בצקיות בפרויקטים מרובים ספקי משנה (שלושה ויותר), מומלץ לקחת בחשבון, בעת הכנת תוכנית העבודה, הגדלת אחוז משאבי הניהול, באופן ליניארי לכמות קבלני המשנה השותפים

42 מה ההבדל בין לקח לניסיון בעיני המשתמש
שאלה מה ההבדל בין לקח לניסיון בעיני המשתמש שם כללי: תובנה

43 תובנות ?... בקטע שלפנינו, כל אחד מתבקש להציע ולנסח תובנה אחת

44 נעים להכיר.. התובנה. הגדרה: דרך התנהלות עתידית על בסיס העבר,
בין אם נלמדה דרך אירוע למידה מוכוון (לקח) ובין אם נלמדה תוך כדי התהליך (ניסיון)

45 ניסוח התובנות דגשים לניסוח התובנות:
ציון הקשר – מתי כדאי להשתמש בתובנה מה מומלץ – מהות התובנה למה – רציונאל דוגמא – במידת האפשר, לשלב דוגמא מה יימנע או יתאפשר בעקבות יישום התובנה כמובן, מדובר בקווים כלליים, המיושמים במידת האפשר והרלוונטיות

46 ניסוח התובנות - דוגמא מבדקי מסירה
בפרויקט המפותח בשלבים, בעת קיום מבדקי מסירה, מומלץ להפריד את צוותי הפיתוח, הבדיקות והתחזוקה של הספק. זאת על מנת למנוע יצירת עיכובים בפיתוח על חשבון תחזוקה במקום אחד ולאפשר ביזור סמכויות. הקשר – בפרויקט המפותח בשלבים, בעת קיום מבדקי מסירה, מה מומלץ – מומלץ להפריד את צוותי הפיתוח, הבדיקות והתחזוקה של הספק למה – זאת על מנת למנוע יצירת עיכובים בפיתוח על חשבון תחזוקה במקום אחד מה יימנע/יתאפשר – ולאפשר ביזור סמכויות.

47 מודל ליישום הפקת לקחים בארגון
ומחוללי למידה אחרים כלים להבטחת שימוש חוזר (Pull<->Push) מאגר ידע (תובנות) ידע ניסיון תהליכי יצירת ידע פאסיביים התוצאה: שיפור ביצועים ארגוני

48 הקמת מאגר הידע (תובנות)

49 עד היום היה מקובל לנהל ספריית תחקירים
למה ? עד היום היה מקובל לנהל ספריית תחקירים למה זה לא מספיק?

50 מאגר תובנות הגדרה: מאגר תובנות-
מאגר בו מנוהלים ניהול פריטי הידע המזוקקים כולל את התובנות, השורות התחתונות באנגלית נקרא nowledgebase

51 יתרונות מאגר נגישות שילוב הידע המצטבר יכולת זיקוק התובנות המצטברות

52 למה מאגר תובנות אם יש נהלים?
תובנות מאפשרות שמירת פיסות ידע תמציתיות בשונה ממסמך רחב אין הכרח לדבר במושגים דיכוטומיים לגבי מה מותר וממה יש להימנע התובנות בחלקן הן בבחינת המלצות המאפשרות שיקול דעת. תובנות הן גם פריטי תוכן ולא רק פריטי תהליך, למשל משפט מכירה טוב. ידידותי למשתמש- מאפשר חיפוש והזנה נוחים

53 הקמת המאגר כדי לאפשר שימוש חוזר בלקחים ובתובנות שנאספו גיבשנו מאגר מרכזי, המאפשר חיפוש ואחזור פשוט וידידותי דגשים להקמת המאגר: חלוקה לעולמות תוכן הצגת מאפייני מערכת שילוב מילות מפתח לפשטות האחזור אפשרות להרחבה על ידי קישור קבצים רלוונטיים אפשרות להסבת תשומת לב על ידי הוספת הערות

54 מינוי מנהל המאגר תפקיד מנהל מאגר לקחים ותובנות

55 מודל ליישום הפקת לקחים בארגון
ומחוללי למידה אחרים כלים להבטחת שימוש חוזר (Pull<->Push) מאגר ידע (תובנות) ידע ניסיון תהליכי יצירת ידע פאסיביים התוצאה: שיפור ביצועים ארגוני

56 כלים להבטחת שימוש חוזר

57 איך משתמשים בלקחים ובתובנות ?
שימוש בלקחים ובתובנות

58 דוגמאות להבטחת שימוש שילוב בתהליך עבודה ספציפי הפצה בישיבות
נהלים והנחיות שילוב בתוכניות העבודה פרסום ושווק

59 הצד התרבותי

60 מסגרת תרבותית תומכת נכונות ללמידה הנהלה המחפשת פיתרונות ולא אשמים
פתיחות ארגונית לביקורת ולשינויים זמינות שפת גוף טקסונומיה ארגונית

61 סיכום הפקת לקחים אינה מטרה בפני עצמה, היא אמצעי לשיפור ביצועים ארגוני
הדגש: ניהול לקחים, לא רק הפקה בתהליך שהגדרנו אפשרנו: מיצוי פוטנציאל הלמידה שימוש חוזר בידע להשגת שיפור הביצועים

62 תודה רבה ! 2know.kmrom.com