תזרים מזומנים.

מצגת בנושא: "תזרים מזומנים."— תמליל מצגת:

1 תזרים מזומנים

2 רקע דמיינו את עצמכם מנסים לנוע בדרכים ללא נתיבים, רמזורים, תמרורים וחוקי תנועה... מה לדעתכם היה קורה? ניהול תזרים נכון בעסק מייצר את אותם "חוקי תנועה", מייצר שליטה מוחלטת בעסק, תורם תרומה משמעותית לשיקול הדעת בעת קבלת החלטות כך שמתקבלות ההחלטות הנכונות, ומה צריך יותר מלקבל את ההחלטות הנכונות?! הכלי שלפניכם מבוסס אקסל, בנוי בצורה ידידותית מאד למשתמש ומאפשר שימוש יומיומי בקלילות ובנוחות, יתרונותיו רבים אך בעיקר נפיק ממנו שליטה. המון שליטה! אז איך מתחילים? מומלץ לאסוף מבית העסק 3 חודשי תדפיסי בנק, ריכוז יתרות, ריכוז הלוואות, רשימת הרשאות לחיוב חשבון (הו"ק), מידע על המחאות עתידיות (צ'קים בחוץ), חיובי כרטיס אשראי עתידיים וכל מידע פיננסי רלוונטי. אז קדימה לעבודה.....

3 לשונית ההגדרות בלשונית זה אנו מגדירים פרמטרים רלוונטים של העסק, שם העסק בראש הגיליון, לאחר מכן רשימת סעיפי ההוצאה (לאיזו קטגוריה שייכת ההוצאה), המערכת מגיעה עם רשימה סטנדרטית אך ניתן להסיר ממנה סעיפים או להוסיף סעיפים. רשימת הסעיפים חשובה מאוד וכדאי להשקיע בה מחשבה, אם בית העסק מעוניין להפריד הוצאה ספציפית כגון:"חומרי ברזל" כדאי לפתוח לזה סעיף נפרד. כמו כן, אם אין לבית העסק הוצאות על "מחשבים ותוכנות" כדאי למחוק את הסעיף כדי לא להיתקל בו בהמשך הדרך. לאחר מכן נייצר רשימה של אמצעי התשלום בהם העסק משתמש, גם כאן ניתן להסיר את האמצעים הלא רלוונטיים ברשימה הקיימת ולהוסיף אמצעי תשלום נוספים. אם למשל יש לעסק מספר כרטיסי אשראי, ניתן שם לכל כרטיס בנפרד. בשלב הבא אנו מגדירים את הבנקים שאיתם עובד העסק ואת מסגרת האשראי בכל בנק (עד 4 בנקים). לאחר מכן אנו מגדירים את רשימת תחומי הפעילות של העסק אם ישנה חברת בת או עסק נוסף המנוהל באותם בנקים או מצב שבו הוצאות הבית מעורבבות באותם בנקים וכיוצא בזה... לאחר מכן נגדיר רשימת סטטוסים להוצאות בהתאם לנוהג בבית העסק, גם כאן רצוי להשקיע מחשבה ולפתוח סטטוסים נוספים אם צריך. לאחר מכן נגדיר רשימת אמצעי התקבול בבית העסק איזה אמצעים בית העסק מכבד, אם חלק מהרשימה המופיעה כעת במערכת אינה רלוונטית יש למחוק ממנה. ולבסוף נגדיר רשימת הסטטוסים להכנסות כמו בהוצאות, רצוי להשקיע מחשבה להסיר או להוסיף במידת הצורך. זהו! ההגדרות הושלמו ואפשר להתחיל בהזנת הנתונים, התזרים מתחיל מיום מסוים (רצוי שלושה חודשים אחורה), בהזנת הנתונים חשוב להקפיד להזין כל הוצאה/הכנסה אך ורק אם היא בשלושת החודשים האחרונים ואילך...

4 לשונית ההוצאות כל הוצאה זוכה לשורה בתזרים, בעמודת התאריך אנו מזינים את תאריך התשלום בפועל!, אם הצ'ק שמסרנו לספק דחוי, נזין את תאריך הפרעון של הצ'ק, אם ההוצאה בכרטיס אשראי נזין את מועד החיוב של חברת האשראי וכן הלאה... לאחר מכן נזין את שם הספק/שם ההוצאה או כל מלל מזהה אחר. בעמודת האסמכתא ניתן להזין את מספר הצ'ק (אם רוצים). לאחר מכן נבחר את סעיף ההוצאה מתוך רשימה נפתחת (חובה להזין סעיף) ,את תחום הפעילות, את האמצעי, הבנק והסכום. אם ההוצאה עתידית נבחר בעמודת הסטטוס "טרם שולם", אם ההוצאה נפרעה בחשבונינו אזי נחליף סטטוס ל"נפרע", אם יש עיכוב במסירת הצ'קים נבחר "מעוכב" וכו... בהתאם לסטטוסים שהגדרנו בהגדרות. בעמודת הסטטוס המערכת תסמן לנו באדום הוצאות שעדיין בסטטוס "טרם שולם" אך תאריך הפרעון הגיע/חלף! במצב זה, עלינו לשנות סטטוס ל "נפרע" או לדחות את תאריך הפרעון כרצונינו (הם הצ'ק כבר אצל הספק רצוי לדחות ביום אחד בלבד.

5 על ידי סינון אוטומטי בעמודת התאריכים נוכל לצפות בהוצאות של אתמול, מחר, היום, שבוע הבא, שבוע זה, חודש הבא וכו... ולמעשה כל חתך תאריכים שרק נרצה. סינון במלל "שם הספק" יאפשר לנו לצפות על תקופה בחתך של ספק, מוצר וכד'. סינון בעמודת אסמכתא מאפשר לנו לאתר בקלות צ'קים או פעולות בנקאיות ולשנות בהם סכום או כל פרט ברשומה. סינון בעמודת הסעיף מאפשר לנו השוואה בין ההוצאות לפי חתך של סוג ההוצאה, כנ"ל גם בסינון בעמודת "התחום", "האמצעי" ו"הבנק". כמובן שאפשר לבצע סינון על סינון!!! בראש עמודת הסכום תחת הכותרת "סכום מסונן" ישנו סכום המסכם כל סינון שביצענו, נוכל לצפות ברשומות וסיכומן אוטומטי. הערה חשובה: כאשר הגיליון אינו מסונן, אין כלל משמעות לסכום המתקבל מיכוון שהוא כולל גם הוצאות מהעבר, גם עתידיות ומחזוריות, הסיכום יהיה רלוונטי רק כאשר הגיליון מסונן באחת העמודות לפחות.

6 לשונית ההכנסות בעמודת "תאריך הקבלה" נזין תאריך של יום קבלת התשלום, בעמודת "תאריך הפרעון" נזין את תאריך התקבול בפועל, אם התקבל תשלום במזומן התאריכים בשתי העמודות יהיו היום הנוכחי, אם מדובר בעסק עם קופה רושמת נזין את ה Z היומי כך שכל אמצעי תקבול יזכה לשורה נפרדת ותאריך הפרעון יהיה בהתאמה למשל: הכנסות מכרטיס אשראי ירשמו בתאריך הפרעון ביום הזיכוי של בית העסק מחברת הסליקה. נבחר אמצעי תקבול מתוך הרשימה, כך גם בנק גורם משלם/שם לקוח, תחום פעילות, סכום וסטטוס. בעמודת סטטוס נזין "עתיד להכנס" במידה וההכנסה עתידית ועוד לא התקבלה, "התקבל" במידה והגיע צ'ק עתידי ונסיים את התהליך ב"הופקד". (ניתן גם להוסיף/לגרוע סטטוסים בלשונית ההגדרות). גם בלשונית זו כמו בהוצאות, ניתן לבצע סינונים בכל חתך שנרצה בכדי לנתח את ההכנסות.

7 לשונית תנועות מחזוריות בהוצאות
בלשונית זו נזין נתונים השייכים להוצאות אך הן קבועות בתדירות חודשית, דו חודשית, שבועית או יומית. הלשונית נועדה לחסוך מאיתנו להזין בלשונית ההוצאות שורה נפרדת לכל אחת מההוצאות המחזוריות שלנו למשל: הלוואה שנתרו בה 50 חודשים או ארנונה דו חודשית או חשמל וכד'. מזינים תאריך התחלה, פירוט, סעיף (מתוך הרשימה) תחום פעילות, אמצעי, בנק, סכום ותדירות. תאריך הסיום המקסימלי לתנועה מופיע בעמודה השמאלית ביותר, נוכל להביט בו טרם נרשום את תאריך הסיום, הוצאות כמו חשמל, ארנונה וכו... הינן "לעולמים" ולכן הגבול הוא כ- 60 רשומות לכל היותר. אם התדירות היא יומית אז המערכת תאפשר חודשיים קדימה, אם התדירות חודשית אז המערכת תאפשר 60 חודשים וכן הלאה... לאחר שהכנסנו את התנועה המחזורית היא תופיע אוטומטי בגיליון ההוצאות (בתחתית הגיליון בשורה 7000 ומעלה), אין משמעות לכך שהתנועה המחזורית היא בתחתית מכיוון שבכל סינון שנחליט לבצע הן יופיעו כחלק התצוגה הרלוונטית, רצוי להשתמש בלשונית תנועות מחזוריות רק אם באמת מדובר בכמות גדולה של שורות ולא מתוך עצלות לרשום שורה לכל הוצאה למשל: אם ספק קיבל 5 צ'קים עדיף להזין ישירות לטבלת ההוצאות ולא לפתוח לזה תנועה מחזורית.

8 לשונית תנועות מחזוריות בהכנסות
בדומה לתנועות מחזוריות בהוצאות, עסקים שעובדים על בסיס מזומן רצוי להזין Z יומי ממוצע כתנועה מחזורית יומית, כנ"ל לגבי לקוחות קבועים עם היקף רכישות אחיד פחות או יותר. למה פחות או יותר? ביום התשלום/תקבול אנו דורסים את הסכום המופיע ברשומה ורושמים במקומו את הסכום המדוייק לדוגמא: אם פתחנו תנועה מחזורית לחשבון החשמל בסך 4,000 ₪ בחודש ובפועל ירד בהוראת קבע 3,920 ₪ אנו נדרוס את הסכום (בלשונית ההוצאות) ובמקומו נכניס את הסכום מדויק. הערה: המערכת תתייחס לתנועה המחזורית מאותו חודש ואילך לפי הסכום החדש. שימו לב! ניתן לפתוח כ- 18 תנועות מחזוריות, להלוואות ארוכות, הוראות קבע וכד'... אל תבזבזו אותן!!!.

9 לשונית יתרות בנק בלשונית זו עלינו להזין פעם אחת בלבד, בשורת יתרת פתיחה את היתרה הראשונה שאיתה התחלנו לעבוד עם המערכת. אם לקחנו 3 חודשים אחורה אז נרשום את היתרה נכון לאותו יום. יתרה שלילית יש להזין (-) מינוס לפני הסכום. לשונית זו מראה את היתרה בכל בנק בכל תאריך, כל עוד אין חריגה מהמסגרת היתרה תראה על רקע לבן, אך אם חורגים מהמסגרת הרקע יצבע באדום כך נוכל לראות מתי אנו עתידים לחרוג ולטפל בזה מבעוד מועד. נוכל לתכנן את ההוצאות ולוודא שאין חריגה לאורך התקופה, נוכל להשוות בין הבנקים ולבצע העברה מחשבון לחשבון בהתאם ליתרה שתיווצר. שימו לב! במידה והיתרה המוצגת במערכת שונה מהיתרה הנוכחית בבנק אזי ניתן להבין שמשהו הושמט מהתזרים או לא בוצע כהלכה.

10 לשונית ריכוזים+גרף בלשונית זו אנו בוחרים ריכוז לתקופה שאנו רוצים לבחון, מזינים תאריך התחלה ותאריך סיום, בוחרים תחום פעילות ומקבלים ריכוז תוצאתי של התזרים. ניתן להדפיס ולהשוות לתקופה אחרת למשל: אותם חודשים בשנה שעברה, רבעון מול רבעון וכו... לשונית הגרף תציג את התוצאה על גבי גרף באופן אוטומטי בהתאם לתקופה שבחרנו בריכוז. חברים יקרים! המערכת נעולה ומוגנת האמצעות סיסמא כך שלא ניתן "להרוס" נוסחאות או לשבש את המערכת. בכל שאלה או התלבטות בנוגע למערכת תרגישו חופשי ליצור קשר ולשאול, מתוך השאלות אוכל לשפר את הגיליון לטובת כולם. בהצלחה...

11