קורס ניהול ידע- אגף התקשוב

מצגת בנושא: "קורס ניהול ידע- אגף התקשוב"— תמליל מצגת:

1 קורס ניהול ידע- אגף התקשוב
מפגש שני 2know.kmrom.com

2 מה במפגש? נושא לו"ז בעלי תפקידים 09:00-10:30 הפסקה 10:30-10:45
אתרים קהילות ופורטלים 10:45-12:15 הפסקת צהרים 12:15-12:45 אפיון פתרון ניהול ידע 12:45-14:15

3 בעלי תפקידים בפרויקט ניהול הידע

4 שותפים- בעלי התפקידים שותף תפקידים מנכ"ל/ קצין בכיר
מוביל פעילות ארגוני מנהל הידע ועדת היגוי צוות משימה מנהלנים מומחי תוכן משתמשים ברכת הדרך; דחיפת האנשים, רוח גבית חסות. מרכז תחום בארגון. מקשר בין הגורמים השונים ומתאם את הפעילות ביניהם מנהל הפרויקט; איש מקצוע בתחום ניהול הידע= מתודולוג רקע/הבנה/עיסוק תהליכים, מחשוב, ליבה סיוע להחלטות; נטרול התנגדויות וגיבוי; התוויית מדיניות; בקרה ניתוח צרכים; היבטים שונים של הידע- חשיבה ומימוש בנייה, תמיכה וביצוע בכל הקשור לפן הטכנולוגי מחשובי בעלי ידע מרכזיים; מזיני תכנים גם מחויבויות וגם זכויות למידע נוסף:

5 מומחה תוכן מיהו מומחה תוכן? שאלה לקהל- מה התפקיד של מומחה התוכן?

6 מודל: תפקידיו של מומחה התוכן
משוב זיהוי צרכים איסוף, התאמה והזנת תכנים פרסום ושיווק התכנים

7 תרגיל בקבוצות בחירת מומחה תוכן

8 גיוס מומחה – תנאים להצלחה
הגדרת תפקיד מדויקת הגדרת משמעויות אופרטיביות (זמן, משאבים) כתב מינוי ידוע מנהל המומחה והשגת תמיכתו הקצאת משאבים נדרשים תשורה סמלית

9 לאילו סוגי הכשרות זקוק מומחה התוכן?
הכשרה לאילו סוגי הכשרות זקוק מומחה התוכן?

10 שלושה סוגי הכשרה עיקריים
הכשרת מומחה התוכן שלושה סוגי הכשרה עיקריים הכשרה טכנית הכשרה תוכנית הכשרה 1 on 1 טכנית- על הכלי, היכולות שלו ואופן התפעול שלו תוכנית- על עולם התוכן המדובר תמיכה- שוטף היחס בין סוגי ההכשרה השונים משתנה בהתאם לאוכלוסיית היעד שלנו הכשרה כמקום בו ניתן לגבש תחושת זהות של קבוצה , לשתף ולרתום לתהליך

11 איך נזהה התנגדויות של מומחה תוכן ואיך נתמודד איתן?

12 רמזים להתנגדות של מומחי תוכן
רמזים להתנגדות של מומחי תוכן הערות ציניות הערות גלויות הערות הנוגעות לתחושת חוסר הוגנות פורקן תסכולים כלליים הקשורים בתפקיד הרגיל אי ביצוע התפקיד או המטלות הכרוכות בו ביצוע התפקיד או מטלותיו כלאחר יד, בצורה חלקית או בצורה רשלנית "סחבת" פאסיביות בתפקיד טקטיקות מסיחות

13 טיפול בהתנגדות דרכי התמודדות סוג ההתנגדות
פתרון המורכב ממאמץ לתת תחושת בטחון בשילוב סבלנות ומתן זמן הסתגלות התנגדות עיוורת- ישנו מיעוט אנשים שכל שינוי באשר הוא מאיים עליהם, ולכן יתנגד תמיד התנגדות פוליטית- התנגדות שנובעת מחשש לאובדן בסיס כוח, סטאטוס, משרה, שכר וכו' תגובה שתכלול משא ומתן בו ניתן דבר בעל ערך בתמורה למה שאבד התמודדות הדורשת מתן תשובות הכוללות את מירב המידע והנתונים האפשריים, אשר תומכים בשינוי התנגדות אידיאולוגית- התנגדות שנובעת מאמונה אמיתית שהשינוי לא נכון או פוגע בערכים חשובים. מדובר בחילוקי דעות אמיתיים ואינטלקטואלים בין רעיונות, רגשות או אמונות

14 חיזוק העוצמות- מה יוצא להם מזה
תרומת ידע כחלק מהתנהגות אזרחית ראויה בארגון סיפוק אישי קבלת קרדיט, הכרה והוקרה-יש נראות לתרומה יצירת מוניטין אישי ככל שאתרום יותר אקבל יותר התפתחות מקצועית הערכת מנהלים

15 קהילות אתרים ופורטלים

16 מהו פורטל ?

17 הגדרת הפורטל הפורטל הנו מקום בו ניתן לארגן בצורה חכמה שילוב של: נתונים
מידע וידע במקום שהעובד יחפש את התוכן – הוא יתרכז בביצוע העבודה.

18 שלוש הגדרות לפורטל פלטפורמה טכנולוגית
מוצר תשתיתי מעליו מפותחים פתרונות ניהול ידע לרבות אתרים, קהילות, פורטלים ועוד. פתרון ניהול ידע שילוב נתונים, מידע וידע שער ארגוני דף בית מסגרת קבועה עץ ידע (תפריט)

19 דף הבית - הנדל"ן היקר ביותר בעיר
פורטל כשער ארגוני תפקידי דף הבית: מקדם מטרה משמש מקום מרכזי לקידום מטרות קיום הפורטל, ומסרי ההנהלה לעובדים בנושא. מקדם שיווקי העמקה: משיכת האנשים פנימה. חזרה: עידוד הכניסה החוזרת לפורטל. דף הבית - הנדל"ן היקר ביותר בעיר

20 דף הבית- חלוניות מקובלות
דיונים אחרונים טיפ שבועי / חודשי תמונה נושא בפוקוס חדשות והודעות אירועים קרובים דגשים: עומס תכנים משרתי מטרה

21 פורטל כפתרון ניהול ידע נתונים ידע מידע שלחן עבודה מקצועי פורטל קהילה
אתר ידע ידע אתר מידע

22 פורטל כפלטפורמה טכנולוגית
SAP Portal כיל דשנים מי עדן חיל הים משהב"ט IBM Websphere בנק הפועלים הראל יד ושם DBQ SharePoint צה"ל מכבי שירותי בריאות חברת חשמל לישראל סלקום בזק FIS ... ORACLE Portal בנק ישראל בנק דיסקונט Plumtree טבע תנובה

23 סוגי פורטלים בארגונים

24 קהילות ידע שיתוף בעלי הידע

25 שיתוף בידע bottom up יתרונות שיתוף בעלי הידע ידע עדכני בכל שלב
מחייב פחות הכנת תכנים מראש גמיש להתפתחויות המשתף פחות חש תהליך של אובדן כוח המשתף מקבל יותר הוקרה והכרה מאפשר דינאמיקה וסינרגיה

26 כמה אנשים נדרשים לקהילה?

27 קהילה- סינרגיה של פרונטאלי ווירטואלי
קהילה וירטואלית אתר מעבר למגבלות זמן מעבר למגבלות מקום כר לשימור ידע מענה של מומחה בו זמנית לשאלות מרובות שיתוף לכולם (לא רק הנוכחים במפגש פנים אל פנים) מאורגן קהילה פרונטאלית מפגשי פנים אל פנים קשר בלתי אמצעי כר לפיתוח ידע מאפשר העמקה והסבר המתאימים לצורך מסייע ליצירת אמון קל לחוששים להתבטא בכתב 3 = 1 + 1 שיתוף ידע

28 מה הופך אתר לקהילה? מפגשי פנים אל פנים דיונים (Discussion groups)
אופי השיתוף והעדכון 1:M או M:M

29 אפיון אתר / קהילה / פורטל
למידע נוסף:

30 מיפוי צרכי ידע, ייזום והתנעה
אפיון- מתי? מיפוי צרכי ידע, ייזום והתנעה פרויקט ניהול ידע אפיון צרכי הידע הקמת האתר השקה הטמעה ותחזוקה

31 מטרות שלב האפיון הבנת צרכי הידע של המשתמשים בהתאם לתהליכי העבודה
גיבוש ראשוני של מיבנה האתר ותכולתו תכנון מדוקדק של האתר לפרטיו איתור תכנים אשר יהוו winner application

32 פעילויות עיקריות העמקת הכרות עם הלקוח וצרכיו ראיונות
ראיונות מקדימים ללמידה ראשונית של עולם התוכן סדנת מיקוד צרכים מול משתמשים אפיון מעמיק של הידע באמצעות ראיונות עם ספקי התוכן היכרות עם תהליכי העבודה הנפוצים ואופן זרימת המידע בניית אפיון ויזואלי (מצגת אפיון) להמחשת הפתרון תכנון מפורט של האתר, הדפים והחלוניות עד רמת שדות, מבנה, תכנים וכו' תיקוף האפיון וקבלת משוב מספקי וצרכני המידע

33 שלבי האפיון דף הבית ודפי התוכן תכנון מסגרת ועיצוב האתר הגדרה ומיפוי
עץ התכנים הגדרת קהל היעד ומטרות

34 הגדרת קהל היעד מטרה אתגר טיפ הגדרת קהל צרכנים ממוקד
הגדרת קהל היעד ומטרות הגדרת קהל היעד מטרה הגדרת קהל צרכנים ממוקד אתגר לא כל קבוצה מוגדרת הקשורה לאתר, היא בהכרח קהל היעד לאותה קבוצה, עשויים להיות קהלי יעד שונים טיפ מיקוד בקבוצה שעבורה ייוצר שינוי משמעותי בעקבות השימוש באתר

35 מיהו קהל היעד של אתר הדרכה?
הגדרת קהל היעד ומטרות דוגמא להגדרת קהל יעד מיהו קהל היעד של אתר הדרכה?

36 אי הגדרת קהל יעד ממוקד יקשה על הגדרת המטרה
הגדרת קהל היעד ומטרות קהל יעד אי הגדרת קהל יעד ממוקד יקשה על הגדרת המטרה

37 הגדרת מטרות האתר מטרה אתגר טיפ שאלו את הלקוח:
הגדרת קהל היעד ומטרות הגדרת מטרות האתר מטרה מה יהיה טוב יותר, בזכות פתרון ניהול הידע, מחר בבוקר? אתגר איך משלבים את מה שקיים היום? איך מנפים מהקיים את מה שייתן ערך מוסף טיפ שאלו את הלקוח: באילו תהליכי עבודה יעשה העובד שימוש באתר? מהו הרווח העסקי שיצמח ליחידה, לדוגמא: שיפור מקצועיות

38 תרגיל מתגלגל... מיהו קהל היעד של אתר בינה ודעת? מהן מטרות האתר?

39 תהליך האפיון דף הבית ודפי התוכן תכנון מסגרת ועיצוב האתר הגדרה ומיפוי
עץ התכנים הגדרת קהל היעד ומטרות

40 הגדרות תכני האתר מטרה אתגר טיפ הגדרת תכנים לאתר הגדרת תכנים תומכי מטרה
הגדרה ומיפוי עץ התכנים הגדרות תכני האתר מטרה הגדרת תכנים לאתר אתגר הגדרת תכנים תומכי מטרה הגדרת תכנים ויישומים שיגרמו למשתמשים לרצות להשתמש באתר – תכנים "אהובים", "מסקרנים" , שימושיים הגדרת תכנים קיימים שניתן יהיה לשלב באתר (מצאי) טיפ על התכנים לתמוך במטרות העסקיות של האתר שימוש ב Winners Applications. לדוגמא:"מינויים וקידומים" להיזהר לא להתרכז בידע שקל להשיג, אלא בצרכי הידע מנקודת מבטו של המשתמש

41 מיפוי עץ התכנים מטרה אתגר טיפ
הגדרה ומיפוי עץ התכנים מיפוי עץ התכנים מטרה תכנון נכון של חלוקה וקיבוץ נושאי האתר עבור תפריט ניווט עליון אתגר לעיתים, אי שימוש עלול לנבוע לא בגלל העדר התכנים אלא בגלל הקושי לאתר אותם יש להגדיר את התפריט מנקודת מבטו של המשתמש: נכון: חלוקה לפי פעילויות ליבה/ עולמות תוכן לא נכון: חלוקה לפי פורמט המייצג את הידע (מסמכים,יישומים) יש לתכנן את התפריט עד 3 רמות עומק טיפ ההבדל בין שלושה Clicks לחמישה Clicks הנו Use/No Use

42 תרגיל מתגלגל... תכנן את עץ הנושאים שיופיעו באתר צוות בינה ודעת
הגדרה ומיפוי עץ התכנים תרגיל מתגלגל... תכנן את עץ הנושאים שיופיעו באתר צוות בינה ודעת

43 תהליך האפיון דף הבית ודפי התוכן תכנון מסגרת ועיצוב האתר הגדרה ומיפוי
עץ התכנים הגדרת קהל היעד ומטרות

44 תכנון מסגרת האתר מטרה אתגר טיפ תכנון נכון של מסגרת האתר
תכנון מסגרת ועיצוב האתר תכנון מסגרת האתר מטרה תכנון נכון של מסגרת האתר מסגרת היא העוגן הקבוע באתר המאפשרת התמצאות מהירה מסגרת יכולה להיות פס עילי, פס ימני או שילובם ("ר") אתגר וודאו כי האלמנטים הבאים נמצאים באתר: לוגו + חזרה לדף הבית משולבים לאחד חיפוש מקוצר (משלים לתפריט ניווט) משוב אזור תפריט עליון אזור כפתורים חמים (נגישות מהירה ליישומים שכיחים) טיפ מבחן אמצע הלילה: ודאו שניתן להגיע לחיפוש ולמשוב גם בלי להסתכל

45 עיצוב האתר מטרה אתגר טיפ תכנון צבעוניות האתר
תכנון מסגרת ועיצוב האתר עיצוב האתר מטרה תכנון צבעוניות האתר יש לשלב צבעים המזוהים עם היחידה/ הנושא הרלוונטי אתגר וודאו כי אין יותר מ 2-3 צבעים השולטים באתר התאימו את תמונות האתר לנושא טיפ תקפו את העיצוב מול מנהל האתר והגורמים הרלוונטיים ביחידה

46 תהליך האפיון דף הבית ודפי התוכן תכנון מסגרת ועיצוב האתר הגדרה ומיפוי
עץ התכנים הגדרת קהל היעד ומטרות

47 דף הבית ודפי התוכן דף הבית מטרה יצירת שער שיווקי לאתר אשר יגרום למשתמשים עניין ורצון לחזור לשמש חלון ראווה לאתר להעביר את מסרי היחידה למשתמשים אתגר חייב להיות דף דינאמי - להימנע ממידע סטטי גם אם הוא חשוב חיווי לידע ולמידע החבוי בעומק האתר טיפ מספר החלוניות בכל דף לא יעלה על שש בראש הדף- החלוניות החשובות ביותר, יש להקצות להן יותר שטח העין נוטה לצד ימין של הדף. יש לנצלו למסרים תת הכרתיים/ שיווקיים/ מסרי הנהלה לשלב Winner Applications

48 כלים לאפיון - מצגת חשיבות הדגמה המצגת מיועדת ללקוח
המסמך מיועד למנהלן או לגורם הבונה את האתר באופן טכני. לעיתים לקוח מאשר את מסמך האפיון בלי להבין "כיצד האתר יראה בפועל" ואז כאשר רואה את התוצאה אינו מרוצה ויש לחזור אחורה. הכנת מצגת האפיון מפחיתה את הסכנה לכך.

49 מצגת האפיון- דוגמא

50 מצגת האפיון- המשך דוגמא

51 כלים לאפיון - מסמך האפיון

52 מסמך האפיון הגדרת מטרות וקהל יעד

53 מסמך האפיון דפי תוכן באתר

54 תהליך האפיון תיקוף האפיון דף הבית ודפי התוכן תכנון מסגרת ועיצוב האתר
הגדרה ומיפוי עץ התכנים הגדרת קהל היעד ומטרות תיקוף האפיון

55 תיקוף האפיון מטרה אתגר טיפ להבטיח מענה למטרות האתר
להבטיח שניתן מענה למצאי קיום Winner Applications טיפ מומלץ לבצע מול מנהלי האתר ומשתמשי מפתח מומלץ לשלוח את מסמך האפיון לכלל הגורמים שהיו מעורבים בתהליך על מנת לרתום אותם לפעילות הקמת האתר

56 סיכום

57 סיכום העבירו את רשימת הפרויקטים להצגה בשיעור האחרון
תפקיד מומחה התוכן, תכונות ודרכים לעודד מוטיבציה פתרונות ניהול הידע הרווחים וההבדלים ביניהם מתודולוגיית ביצוע אפיון העבירו את רשימת הפרויקטים להצגה בשיעור האחרון

58 קורס ניהול ידע- אגף התקשוב
תודה על ההקשבה! קורס ניהול ידע- אגף התקשוב 2know.kmrom.com