יצירת מקרו הפעלת מקרו יצירת לחצן / פקד דוגמה מסכמת היום נלמד: יצירת מקרו הפעלת מקרו יצירת לחצן / פקד דוגמה מסכמת

מקרו - הסבר מקרו הינו כלי רב עוצמה אשר מאפשר לנו להורות למחשב לחזור על מספר פעולות בזו אחר זו בסדר קבוע. לדוגמא: אם במהלך עבודתנו אנו נדרשים לעיתים קרובות לעצב תא בעיצוב מספר עם דיוק 2 מקומות אחרי נקודה עשרונית, בצבע כחול עם מסגרת סביבו, במקום לחזור על סידרת הפעולות הנ"ל פעם אחר פעם, נוכל להיעזר במקרו, דוגמה נוספת אם במהלך עבודתנו אנו נדרשים להפיק דוח ממוין. בעתיד במקום לחזור על סידרת הפעולות הנ"ל פעם אחר פעם נגדיר למחשב את סידרת ההוראות פעם אחת (בדוגמה השניה: מיון + הדפסה), לאחר ההגדרה ניתן להפעיל את המקרו ללא כניסה לפעולות המשנה.

למי ולמה נועד המקרו ? המקרו נועד ל: פעולות רוטיניות (החוזרות על עצמם) כגון בניה והפקת דוח מורכב. לחסרי ידע ב- Excel.

יצירת מקרו - אפשרויות יצירת מקרו יכולה להיעשות בשתי צורות או בשילוב של שתיהן: הקלטת מקרו: אנו יכולים לבצע "הקלטה" של סידרת פעולות (הסבר בשקפים הבאים). לאחר מכן בכל פעם שנרצה לבצע את אותן פעולות, נצטרך לקרוא למקרו אשר יצרנו. תכנות באמצעות שפת VBA (Visual Basic Applications) - אקסל מכיל שפת תכנות מובנית באמצעותה נוכל ליצור מקרואים ותוכניות למגוון פעולות. שיטה זו גמישה ויעילה הרבה יותר מהשיטה הקודמת אך לא נלמד אותה במסגרת קורס זה.

הקלטת מקרו נבחר בתפריט: כלים  מקרו  הקלטת מקרו חדש. יפתח חלון בו נוכל לקבוע את שם המקרו אשר יוקלט - רצוי שם הגיוני, וכן נוכל לקבוע מקש קיצור אשר הקשה עליו תפעיל את המקרו. מקש קיצור הינו שילוב של מקש שליטה (Ctrl או Shift או Alt) אשר בעזרת תו נוסף מפעילה אופציה כל שהיא. לדוגמה Ctrl + S מבצע שמירה. מרגע שהפעלנו את מקליט המקרו, המחשב מתעד את כל פעילותנו. על המסך יוצג פקד אשר באמצעותו נוכל לעצור את מקליט המקרו לאחר ביצוע סדרת הפעולות אותן אנו מעונינים להקליט.

הקלטת מקרו - המשך הערות: רצוי שפעולה ראשונה בהקלטת המקרו תהיה Ctrl + Home. הסיבה הינה כי בעתיד אינני יודע היכן יהיה מצב הפתיחה (לפני הרצת המקרו), לכן ההיגיון מורה כי יש להקיש Ctrl + Home ע”מ להתמקם ב- 1A. תיזכורת: Ctrl + Home מציב את הסמן ב- 1A תמיד שם המקרו אינו יכול להכיל רווחים. לסיום הקלטת המקרו יש ללחוץ על הפקד סיים הקלטה, באם פקד זה איננו בנמצא, תפריט: כלים -- > מקרו -- > עצור הקלטה.

הקלטת מקרו - הערות כדי למחוק מקרו, תפריט: כלים -- > מקרו -- > פקודות מקרו, יש להצביע על שם המקרו, מחיקה. כדי לתקן מקרו, בשלב זה היות ומדובר לא במקרו מורכבים, הנני ממליץ למחוק את המקרו ולבנות אותו מחדש. ניתן לתקן אותו בעזרת שפת ה- VBA כמתואר בשקפים הבאים.

תכנות באמצעות VBA חלק זה אינו חובה אולם סטודנטים מתקדמים עשויים למצוא בו עניין. על מנת להיכנס לעורך ה- VBA נלחץ על המקשים Alt+F11 . יפתח בפנינו חלון עורך ה- VBA. באמצעות שפת VBA מתעד המחשב את פעולתנו בעת הקלטת מקרו. על ידי הכרות עם שפת VBA נוכל לשנות את המקרו אשר יצר המחשב ולהתאימו לצרכינו. בדוגמה המצורפת, אנו רואי כיצד תעד המחשב את הקלטת המקרו אשר תואר לעיל (עיצוב תא).

דוגמה לקטע תכנות שפת VBA

הפעלת מקרו לאחר יצירת מקרו (באחת משתי השיטות או שילוב שלהן) אנו רוצים להפעילו. ישנן מספר דרכים להפעלת המקרו: על ידי מקש קיצור אשר הוגדר בעת הקלטת המקרו. על ידי בחירה בתפריט: כלים מקרו  פקודות מקרו ובחירת המקרו אותו נרצה להפעיל. על ידי השמת פקד על גבי הגיליון, אשר הקלקה עליו עם העכבר תפעיל את המקרו - ראה הוראות בשקפים הבאים.

יצירת פקד על מנת לשים פקד על גבי הגיליון נבחר בתפריט תצוגה  סרגלי כלים  טפסים . נבחר בפקד "כפתור הפעלה", הנראה ככפתור אפור, באמצעות הקלקה עליו עם העכבר. נתווה על גבי הגיליון, באמצעות גרירה עם העכבר, את הפקד החדש (לאחר בחירה בכפתור הפעלה יש לסמן ריבוע דמיוני ע”ג הגיליון - הריבוע ששם ימוקם הלחצן). המחשב ישאל איזה מקרו נרצה לחבר (להקצות) לפקד זה , ומאותו רגע, הקלקה על פקד זה תפעיל את המקרו.

יצירת פקד - הערות שם הפקד הינו לחצן, כדי לשנות ולתת שם הגיוני יש להתמקם על גבי הלחצן, ימני של העכבר, שינו שם. כדי לשנות את קישור הלחצן למקרו, יש להתמקם על גבי הלחצן, ימני של העכבר, הקצה מקרו, בשלב זה יש לשייך את המקרו החדש ואישור. כדי למחוק לחצן, יש להתמקם על גבי הלחצן, ימני של העכבר, גזור.

דוגמה מסכמת קיים גיליון נתוני סטודנטים אנו מעונינים ליצור 2 מקרו, הראשון מיון לפי שם משפחה ופרטי, והשני מיון לפי ציונים. מבנה הגיליון: טורA שם משפחה. טור B שם פרטי. טור C ציון סופי.

דוגמה מסכמת - המשך יצירת מקרו ראשון - מיון לפי שם משפחה ופרטי. תפריט: כלים -- > מקרו -- > הקלטת מקרו חדש. בתפריט שנפתח: יש להקיש שם למקרו - מיון_לפי_שם_משפחה_ופרטי שימו לב ללא רווחים. יש להקיש מקש קיצור - S יש לסיים באישור יופיע הלחצן “עצור הקלטה יש להקיש Ctrl + Home הסמן יקפוץ ל- 1A , תפריט: נתונים -- > מיון, לבחור במיון ראשי שם משפחה בסדר עולה, מיון מישני לפי שם פרטי בסדר עולה ואישור, יש להפעיל את אופציית ההדפסה ,

דוגמה מסכמת - המשך לסיום הקלטת המקרו: יש להקיש על לחצן עצור הקלטה (או באמצעות תפריט: כלים -- > מקרו -- > עצור הקלטה). כעת נבצע מקרו שני - מיון לפי ציון מסכם תפריט: כלים -- > מקרו -- > הקלטת מקרו חדש. בתפריט שנפתח: יש להקיש שם למקרו - מיון_לפי_ציון_סופי שימו לב ללא רווחים. יש להקיש מקש קיצור - M, יש לסיים באישור. יש להקיש Ctrl + Home הסמן יקפוץ ל- 1A , לנוע עם הסמן 2 צעדים ימינה (הסמן ימוקם ב- 1C ), יש ללחוץ על ICON מיון בסדר יורד, יש להפעיל את אופציית ההדפסה , לסיום הקלטת המקרו: יש להקיש על לחצן עצור הקלטה (או באמצעות תפריט: כלים -- > מקרו -- > עצור הקלטה).

דוגמה מסכמת - המשך יצירת לחצנים למקרו, תפריט: תצוגה -- > סרגל כלים -- > טפסים, יתקבל הסרגל הבא. יש לבחור ב”לחצן”, להתוות את מקומו בגיליון, להקצות את המקרו הראשון: מיון לפי שם משפחה ופרטי ואישור. להתמקם עם העכבר על הלחצן החדש, ימני של העכבר, ערוך טקסט, מיון לפי שם משפחה ופרטי. מקרו שני: יש לבחור ב”לחצן”, להתוות את מקומו בגיליון, להקצות את המקרו השני: מיון לפי ציון סופי

דוגמה מסכמת - המשך תוצאה סופית: