מדריך הסבר למערכת ניהול אגודות

מצגת בנושא: "מדריך הסבר למערכת ניהול אגודות"— תמליל מצגת:

1 מדריך הסבר למערכת ניהול אגודות
מדריך הסבר למערכת ניהול אגודות רישום לאיגוד רישום לתחרויות מעקב אחר דיווח תחרויות

2 תוכן עניינים: מעקב אחר דיווח תחרויות רישום לאיגוד
איך זה עבוד איזה פעולות ניתן לבצע באתר עדכון פרטי אגודה רישום בעלי תפקידים ומאמנים באגודה חידוש רישום של מתעמלים מעונה קודמת רישום מתעמלים חדשים טבלת התעריפים לשנת הפעילות רישום לתחרויות רישום לתחרות רישום לתחרות קבוצתית (אמנותית ואקרובטיקה) בחירת סדר עליה למכשיר ( התעמלות מכשירים וטרמפולינה) בדיקת סטטוס רישום לתחרות באגודה רישום שופט לתחרות מעקב אחר דיווח תחרויות בדיקת כמות פעילים באגודתכם בדיקת כמות תחרויות למתעמל בודד ייצוא קובץ אקסל עם נתוני מתעמלים בדיקת תחרויות אשר מוזנות למתעמל ספציפי

3 איך זה עבוד: אגודה חדשה תקבל שם משתמש וסיסמא לאזור אישי שלה- בו תוכל לבצע פעולות ולעקוב אחר המתעמלים מהאגודה שלה בלבד. אגודות ותיקות ימשיכו להשתמש בשם המשתמש והסיסמא מהעונה הקודמת. את כל הפעולות ניתן לבצע בשלב זה במחשב בלבד, חלק מהפעולות ניתן לבצע מהנייד. האפשרות לרישום לעונת הפעילות תיפתח ב 1 לאוקטובר 2018. כל אגודה חדשה מתבקשת להעביר שם של נציג מורשה מטעם האגודה ומספר ת.ז אשר יקבל את שם המשתמש והסיסמא ויוכל לבצע פעולות באתר הרישום. שימו לב ! רק אגודה אשר שילמה את כל החובות הכספים משנת הפעילות הקודמת תוכל להתחיל לרשום מעמלים במערכת לעונה החדשה.

4 איזה פעולות ניתן לבצע באתר?
עדכון פרטי אגודה – בדף המידע רישום בעלי תפקידים באגודה (מנהל אגודה, מאמנים) – בדף בעלי תפקידים. *רישום שופט לאגודה יתבצע רק דרך מזכירות האיגוד. חידוש רישום של מתעמלים מעונה קודמת רישום מתעמלים חדשים מעקב אחרי סטאטוס התחרויות של מתעמלי האגודה לאורך השנה מעקב אחרי סטאטוס הרישום של מתעמלי האגודה רישום לתחרויות רישמיות של האיגוד ( גביע האיגוד, אליפות ישראל) ומהשנה גם לתחרויות פרטיות אשר מאושרות ע"י האיגוד.

5 איזה פעולות ניתן לבצע באתר?
צפיה ברשימת כל המתעמלים באגודה בכלל הענפים. חידוש מתעמלים מעונה קודמת. רישום מתעמל חדש. רישום בעלי תפקידים באגודה עדכון פרטי אגודה

6 עדכון פרטי אגודה שם האגודה ומספר האגודה כבר מעודכנים- במידה ויש טעות אנא עדכנו אותנו חובה להעלות את הקבצים הבאים : תעודת התאגדות/ תעודת רישום עמותה – למי שחסר אישור כיסוי ביטוחי לשנת הפעילות אישור מורשי חתימה של האגודה – במידה והיה שינוי במורשי החתימה במסגרת עדכון פרטי האגודה יש לקרוא ולאשר את סעיף ההצהרות.

7 עדכון פרטי אגודה יש לוודא כי הפרטים הרשומים נכונים
כפי שרשום אצל רשם הברות/ עמותות יש לוודא כי הפרטים הרשומים נכונים

8 חובה לקרוא ולאשר את הצהרת האגודה לפני המשך הרישום באתר
עדכון פרטי אגודה חובה לקרוא ולאשר את הצהרת האגודה לפני המשך הרישום באתר

9 רישום בעלי תפקידים ומאמנים באגודה
ניתן להוסיף בעלי תפקידים: מנהל אגודה ומאמנים באגודה ע"י לחיצה על הוסף חדש רישום שופטים: רישום שופט לאגודה יתבצע דרך מזכירות האיגוד בלבד ורק לאחר אישור השופט בוועדה הארצית למינוי שופטים. שופטים מאושרים כבר מופיעים במערכת.

10 חידוש רישום של מתעמלים מעונה קודמת
בעמוד המתעמלים יופיעו כל המתעמלים שהיו רשומים באגודה בעונה הקודמת תחת סטטוס "לא פעילים". פרטי חובה שעליכם לוודא כי קיימים עבור כל מתעמל שממשיך גם השנה : שם מלא, מספר ת.ז מלא כולל ספרת ביקורת (9 ספרות), ענף בו המתעמל פעיל (מכשירים/ אומנותית/ אקרובטיקה/ פס/ טרמפולינה/ אירובי/ יסודות ההתעמלות/ Gym for All), טלפון איש קשר, תאריך לידה מלא, זכר/ נקבה, שם הורה. במידה והמתעמל מתחרה בשני ענפים יש לבחור את שני הענפים (לדוגמה- אקרובטיקה, פס אקרובטיקה) לכל ענף יש לבחור למתעמל דרגה ומסלול. מסמכים שצריך להעלות עבור כל מתעמל מחודש: צילום בדיקה רפואית חתומה ע"י רופא ספורט בתוקף עד אוגוסט 2019. בכדי להעלות מסמכים ולערוך פרטים יש להיכנס לדף האישי של המתעמל ע"י לחיצה על שם המתעמל. *אנו ממליצים בכדי לזרז את תהליך הרישום לפתוח את הדף האישי בלשונית חדשה. לאחר מילוי הפרטים יש סמן "וי" בריבוע פעיל וללחוץ על שמור. המתעמל יסומן באדום ויעבור לרשימת ממתין לאישור עד אשר יעבור בדיקה ויאושר ע"י עובדי האיגוד.

11 חידוש רישום מתעמלים 1. בכדי להעלות מסמכים ולערוך פרטים יש להיכנס לדף האישי של המתעמל ע"י לחיצה על שם המתעמל במקש שמאלי ו"פתח בלשונית חדשה". חשוב! לאחר כל פעולה יש להקיש על שמור בכדי שהנתונים החדשים ישמרו 2. יש לסמן "וי" לכל המתעמלים שממשיכים

12 חידוש רישום מתעמלים – דף אישי
לאחר העלאת מסמכים ועריכת פרטים יש לשמור את השינויים.

13 בכדי לקבוע דרגה יש לפתוח את רשימת המסלולים.
יש לבחור מסלול ודרגה המתאים למתעמלת. יש ללחוץ על וי ולהפוך אותו לירוק על מנת שהמסלול והדרגה ישמרו.

14 רישום מתעמלים חדשים בעמוד זה תוכלו לבצע רישום של מתעמלים חדשים באגודה
פרטי חובה שעליכם להזין עבור כל מתעמל: שם מלא, מספר ת.ז מלא כולל ספרת ביקורת (9 ספרות), ענף בו המתעמל פעיל (מכשירים/ אומנותית/ אקרובטיקה/ פס/ טרמפולינה/ אירובי/ יסודות ההתעמלות/ Gym for All), תאריך לידה מלא, שם הורה, טלפון איש קשר, זכר/ נקבה. במידה והמתעמל מתחרה בשני ענפים יש לבחור את שני הענפים (לדוגמה- אקרובטיקה, פס אקרובטיקה) לכל ענף יש לציין מסלול ודרגה! מסמכים שחובה להעלות עבור כל מתעמל: צילום ספח ת.ז של המתעמל. תמונת המתעמל (תמונות פרופיל בלבד! לא תמונת גוף או תמונה בזמן תרגיל) צילום בדיקה רפואית חתומה ע"י רופא ספורט בתוקף עד אוגוסט 2019.

15 רישום מתעמלים חדשים 1. לכל אגודה יופיעו הענפים בהם היא רשומה
בכדי להוסיף מתעמל חדש יש ללחוץ על +הוסף חדש

16 רישום מתעמלים חדשים 2. בענפים יש לבחור את כל הענפים בהם משתתף המתעמל.
1. הנתונים הם נתוני חובה מלבד אימייל 3. בכל ענף חובה לבחור מסלול ודרגה 2. בענפים יש לבחור את כל הענפים בהם משתתף המתעמל. לדוגמה : אקרובטיקה ופס אקרובטיקה 4. חשוב לזכור לטעון את כל מסמכים: ת.ז תמונה אישור רפואי

17 רישום וחידוש מתעמלים- דגשים
הליך הרישום יושלם רק לאחר בדיקת תקינות של המסמכים והעברת תשלום עבור הרישום. בדיקת מסמכים תתבצע רק למתעמלי אגודות שיעבירו תשלום. כל אגודה תוכל לבדוק מה סטאטוס הרישום של מתעמלי האגודה: (ללא סימון)= לא פעיל - כל ספורטאי שהיה רשום לאיגוד בשנים קודמות והרשמתו לא חודשה השנה. (וי אדום) = ממתין לאישור- הוגשה בקשה לחידוש הרישום אך המתעמל טרם אושר ע"י האיגוד. (וי ירוק) = מתעמל מאושר - תשלום התקבל, המסמכים תקינים והמתעמל מאושר ע"י האיגוד. (וי שחור)= לא מאושר - המסמכים נבדקו ע"י האיגוד ונמצא ליקוי במסמכים. הליקוי ירשם בהערות ליד כל מתעמל. מנהל הרישום באגודה יתקן את הליקוי והמתעמל יחזור לסטטוס "בהמתנה" לבדיקת האיגוד. יש לוודא כי מספר ת.ז במערכת ומספר ת.ז בטפסי רישום לתחרויות זהה ונכון- אחרת לאותו מתעמל לא יספרו תחרויות לדיווח.

18 טבלת התעריפים לשנת הפעילות 2018-2019
קטגוריית רישום תעריף מוקדם- עד 31/12/2018 תעריף מאוחר- החל מ 1/1/2019 רישום מתעמל חדש 70 ₪ 70₪ חידוש רישום מתעמל 140₪ מיסים שנתיים לאגודות 1,400 ₪ 1,600 ₪ דמי פתיחת אגודה 600 ₪ 600₪ תשלום בגין מעבר קטין 250 ₪ השתתפות בתחרות (אישי) 60 ₪ השתתפות בתחרות (קבוצתי) 360 ₪ * טבלת התעריפים אושרה בישיבת הנהלה מיום 7 בספטמבר 2016

19 זקוקים לסיוע?? במהלך חודשים נובמבר- דצמבר תתקיים קבלת קהל במשרד האיגוד לעזור לאגודות עם הרישום המקוון יש להצטייד בכל המסמכים הנדרשים סרוקים ו/או תמונות בניידים. מחייב תיאום פגישה מראש על מנת שנוכל לסייע ולתת את השירות הטוב ביותר

20 רישום לתחרויות השנה ההרשמה לכלל התחרויות שיאושרו ע"י האיגוד תתקיים דרך מערכת הרישום בלבד. תחרות אשר לא תבצע את ההרשמה דרך מערכת הרישום לא תאושר ולא תיכנס בסיום השנה לדוחות השנתיים. נוהל אישור התחרויות נשאר כשהיה: מנהל התחרות ישלח לאיגוד במייל טופס בקשה לאישור תחרות חתום עם חותמת העמותה 60 יום טרם התחרות. לאחר אישור התחרות צוות האיגוד יפתח את התחרות לרישום דרך המערכת. מנהל התחרות יקבל במייל אישור לקיום התחרויות יחד עם הסבר לשימוש במערכת. מנהל התחרות יוכל לעקוב אחר הרישום דרך המערכת ובסיום הרישום יקבל אקסל מסודר של כל המתעמלים שנרשמו.

21 כל מתעמלת שמעוניינת להירשם לתחרות חייבת להיות רשומה למסלול ולדרגה המתאימה.
בכדי להוסיף מסלול ודרגה למתעמלת יש ללחוץ על שם המתעמלת.

22

23

24

25 רישום לתחרות קבוצתית – אמנותית ואקרובטיקה
ברישום לתחרות קבוצתית יש לשים לב למספר המתעמלות בהרכב (בקבוצה) ולרשום את הבנות בהרכב הנכון. באקרובטיקה יש לבחור את הקטגוריה של הצוות. באמנותית בלבד - במידה וההרכב מתחרה עם מכשירים יש לשים לב ולבחור את המכשיר הנכון. באמנותית בלבד - במידה ויש לקבוצה מחליפה יש להוסיף את שמה כאן

26 שלב ב' – בחירת סדר עליה למכשיר
(רלוונטי לענפי התעמלות מכשירים וטרמפולינה בלבד) לאחר בחירת המתעמלים המתחרים בכל מסלול ומכשיר ושמירת הנתונים יש לבצע בחירת סדר עליה. ע"י לחיצה של לחצן "סדר עליית מתעמלים" יפתח חלון עם שמות המתעמלים הרשומים לאותה דרגה ומכשיר. ניתן לסדר את סדר העלייה למכשיר ע"י גרירת שם המתעמל בהמשך למספר בסדר בו תרצו שיעלו המתעמלים למכשיר. שימו לב! יש לבצע את הפעולה לכל המכשירים.

27

28 שלב ד' – רישום שופט לתחרות
בצמוד ללחצן רישום המתעמלים נמצא לחצן רישום שופט. לחיצה על לחצן רישום שופט תפתח את רשימת השופטים של אגודתכם. סימון "וי" ליד שם השפוט רושם את השופט לשיפוט בתחרות. כל השפוטים אשר מאושרים לשיפוט באיגוד ההתעמלות מופיעים במערכת. במידה ושופט מטעם אגודתכם לא מופיע ברשימה יש לפנות לאיגוד להסדר רישום השופט.

29 זקוקים לסיוע?? במהלך כל השנה תתקיים קבלת קהל במשרד האיגוד לעזור לאגודות עם הרישום לתחרויות. מחייב תיאום פגישה מראש על מנת שנוכל לסייע ולתת את השירות הטוב ביותר.

30 מעקב אחר דיווח תחרויות

31 נכנסים לאגודתכם > לחיצה על לשונית ראשי

32 יורדים למטה בדף הראשי > תחת פעילים ניתן לראות את המתעמלות אשר השתתפו ב-4 תחרויות

33 לחיצה על לשונית מתעמלים

34 בלשונית המתעמלים ניתן לזוז שמאלה ותחת הכותרת תחרויות לראות את מספר התחרויות של כל מתעמלת

35 ייצוא קובץ נתוני מתעמלים - בקובץ ניתן לראות את פרטי המתעמלים וכמות התחרויות שכל מתעמל עשה

36 לפירוט התחרויות > לחיצה על מתעמלת מסוימת

37 בתוך החלון של המתעמלת > לחיצה על לשונית הישגים
שם ניתן לראות את כלל ההישגים של המתעמלת בתחרויות בהן השתתפה

38 בברכת שנת פעילות מוצלחת לכולם!!!
בברכת שנת פעילות מוצלחת לכולם!!!